Le logiciel de gestion d’entreprise est devenu indispensable pour gagner en efficacité et en rapidité sur les opérations administratives et commerciales. Cependant, s’équiper d’un mauvais logiciel peut rapidement virer au cauchemar. Un CMS, ERP ou CRM inadapté engendrera des pertes de temps et d’argent conséquentes. Il est donc essentiel d’éviter certains pièges pour faire les bons choix en matière d’outils de gestion web.
Cet article vous liste 7 erreurs à ne surtout pas commettre pour sélectionner vos solutions CMS et ERP. Suivez nos conseils avisés pour choisir le logiciel parfaitement adapté à votre projet.
Logiciel de gestion d’entreprise : Définition et exemples
Un logiciel de gestion d’entreprise aussi appelé solution de gestion intégrée, progiciel de gestion ou ERP / CRM est un outil informatique essentiel pour piloter efficacement les différents processus d’une organisation. Ce type d’outil permet :
- D’automatiser et de centraliser les informations d’une entreprise (opérations commerciales, gestion des stocks, ressources humaines, tâches administratives…)
- De partager les données en temps réels entre les différents services dans le but d’améliorer la collaboration
- D’analyser les performances grâce à des tableaux de bords et des indicateurs clés
- D’optimiser la relation clients avec un suivi personnalisé
Un logiciel de gestion d’entreprise apporte une vision globale nécessaire à toute équipe. Il permet de gagner en productivité, compétitivité et réactivité et facilite la prise de décision stratégique grâce à une information fiable.
Pour réussir l’implantation de votre ERP / CRM il est essentiel de suivre plusieurs étapes et d’éviter certaines erreurs que nous allons énumérer.
Exemple d’outils et de logiciels métiers à suivre
SAP ERP : Référence mondiale des ERP, utilisée notamment dans les grands groupes industriels. Il offre une suite complète couvrant tous les processus opérationnels.
Microsoft Dynamics 365 : Une solution tout en un ERP / CRM, simple d’utilisation et connectée aux outils Office.
Hubspot CRM : Un outil freemium axé sur l’automatisation des tâches et l’inbound marketing
Zoho CRM : Une plateforme abordable et riche en fonctionnalités, appréciée des PME pour sa facilité d’utilisation.
Ces solutions de références sont des exemples à suivre et s’adaptent aux spécificités de chaque entreprise. Cependant malgré la diversité des outils disponible sur le marché, une mauvaise utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise peut engendrer des problèmes techniques imprévus ce qui a des conséquences négatives sur la répartition des tâches et le projet en lui-même.
Quelques mauvaises expériences CRM / ERP vécues par les entreprises
En 2021, un leader de la grande distribution a dû reporter le déploiement d’un nouvel ERP dans plusieurs pays suite à des problèmes majeurs survenus lors du lancement initial. L’entreprise a rencontré de graves perturbations de gestion de stocks et d’approvisionnement pendant plusieurs mois ce qui a entraîné des pertes financières considérables.
Dans un second cas, une société d’analyse web s’est tournée vers Hubspot pour l’automatisation de ses processus de vente. Malheureusement ils ont rencontré plusieurs problèmes techniques notamment l’incapacité de relier les API avec leurs outils internes. Le service clients de Hubspot n’a d’ailleurs pas pu les renseigner et les aider à trouver une solution à temps, ce qui les a amené à abandonner le projet et se tourner vers un autre outil de gestion.
Comme vous pouvez le voir, il existe des raisons variées pour lesquelles l’implantation d’un logiciel de gestion d’entreprise peut vite devenir un échec. Voyons maintenant les différentes erreurs à éviter pour réussir votre projet.
ERREURS DE PRÉPARATION ET D’ANTICIPATION
Manquer de stratégie globale
❌ Une des erreurs courante commise par les entreprises est de manquer de stratégie à long terme. Souvent les équipes projets se précipitent vers un logiciel de gestion d’entreprise sans avoir défini une stratégie adaptée et sans attribuer des tâches et rôles en amont. Une vision à court terme et un manque de préparation peuvent rapidement virer au cauchemar. Sans objectifs définis en amont, il est impossible d’évaluer si le logiciel de gestion d’entreprise permet d’atteindre vos buts spécifiques. Une analyse fine des besoins utilisateurs est donc nécessaire pour correspondre aux processus métiers.
✅ Pour éviter cet écueil majeur, consacrez du temps en amont à définir une véritable stratégie. Fixez des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels) et cartographier précisément les processus clés à optimiser. Réalisez des ateliers pour recueillir les attentes des équipes et désignez un chef de projet dédié. Une stratégie globale anticipée vous permettra de choisir le logiciel idéal et d’en maximiser l’adoption.
Négliger la reprise des données existantes dans votre nouveau logiciel
❌ Une des erreurs les plus critiques lors du déploiement d’un nouvel ERP ou CRM est de négliger l’importance cruciale de la reprise des données existantes. Trop souvent, les entreprises se concentrent uniquement sur les nouvelles fonctionnalités du logiciel, sans accorder l’attention requise à la migration de leurs anciennes données. Ces précieuses données représentent la mémoire vivante de votre activité et regroupent vos informations les plus anciennes. Informations client, historique des commandes, stocks, données financières, etc. Toutes ces données sont vitales pour assurer une continuité parfaite lors du passage à votre nouveau système.
Imaginez le casse-tête auquel vous pourriez faire face si vous deviez repartir de zéro sans accéder à vos anciennes données. En plus d’une lourde perte d’informations vous pourriez vous exposer à de graves perturbations opérationnelles et commerciales risquant d’impacter lourdement votre business.
✅ Une planification minutieuse de la reprise des données est une étape majeure et prioritaire pour le déploiement de votre CRM / ERP. Identifier dès le départ les sources de données à migrer, format et volumétrie vous permettra d’anticiper les éventuels nettoyage et restructuration à faire en amont pour les intégrer à votre nouveau logiciel.
ERREURS LIÉES AUX RESSOURCES HUMAINES
Attendre la phase de recette pour impliquer les utilisateurs finaux
❌ Une autre erreur fréquemment commise au sein d’une entreprise est de faire intervenir les utilisateurs finaux uniquement à partir de la phase de recette. C’est une erreur à éviter absolument si vous souhaitez donner la possibilité à vos utilisateurs (équipe interne, collaborateurs, partenaires) de s’approprier le logiciel.
En effet cette situation peut vite tourner au vinaigre : après des mois de développement et de paramétrage vous demandez aux commerciaux, équipes financières ou même à la production de se former à l’outil et de l’intégrer dans leurs process.
De cette façon, les parties prenantes sont obligées de se conformer à un outil qu’elles ne connaissent pas, ne correspondant pas à leurs attentes et à leurs habitudes de travail.
✅ Pour éviter cette situation il est important d’impliquer très tôt les principaux métiers dès le début dans le projet afin de créer une ambiance collaborative. Faire participer les représentants de chaque service à partir de la définition des besoins et recueillir les retours tout au long du projet.
Les connaissances terrain sont déterminantes pour paramétrer au mieux les fonctionnalités dans l’outil. En effet, une implication continue sera la clé d’une adoption pérenne et réussie de votre nouvel outil de gestion d’entreprise.
Avoir une mauvaise communication avec l’équipe de développement du projet
❌ On estime que 20% des projets échouent en raison d’une communication inefficace. De nombreux facteurs sont à l’origine de ce problème. Manque de clarté sur les rôles et les responsabilités de chaque membre, tensions existantes au sein de l’équipe, style de management inapproprié, environnement stressant ou tendu sont toutes des raisons qui peuvent nuire à une communication ouverte.
Imaginez lancer un projet de développement de logiciel de gestion d’entreprise en collaborant avec une équipe de développeurs. Les conséquences d’un manque de communication pourraient être désastreuses.
Le logiciel de gestion d’entreprise pourrait manquer de fonctionnalités adaptées et ne pas répondre aux besoins réels des utilisateurs finaux. Il pourrait également intégrer des fonctions inutiles, peu intuitives et source de frustrations pour les employés.
✅ Il est donc essentiel de mettre en place une stratégie de communication claire et transparente dès le début du projet. Organisez des réunions régulières, partagez des mises à jour fréquentes et encouragez un dialogue ouvert entre tous les membres de l’équipe. Une communication transparente garantira que chaque partie prenante comprenne son rôle afin d’atteindre les objectifs fixés. Les chefs de projet doivent aussi se concentrer sur une communication cohérente entre les collaborateurs afin d’aider le projet à avancer sur la même ligne directrice.
ERREURS DE CADRAGE ET DE PLANIFICATION
Négliger la phase de test et de validations
❌ Les entreprises se concentrent souvent sur le développement initial du projet sans accorder suffisamment de temps et de ressources à la phase de test et de validation. Pourtant, négliger la phase de test peut avoir des conséquences désastreuses pour votre entreprise.
Sans tests approfondis, plusieurs bugs ou dysfonctionnements majeurs peuvent passer inaperçus ce qui peut impacter l’outil métier et les performances des utilisateurs finaux. Les erreurs non détectées peuvent aussi compromettre l’intégrité des données du logiciel et fausser la fiabilité des rapports et analyses décisionnels
✅ Consacrer les ressources adéquates aux tests fonctionnels, aux validations métiers et aux vérifications de sécurité est crucial pour garantir des performances optimales et la mise en œuvre réussie de votre progiciel de gestion intégré.
ERREURS D’ORIENTATION ET DE PRIORITÉS
Se concentrer sur la technologie plutôt que sur les résultats
❌ Parfois la raison de l’échec de développement du logiciel ERP est simplement dû au fait qu’il y a trop de fonctionnalités, certaines peuvent donc être inutiles et inappropriées. De cette façon, les utilisateurs finaux peuvent se perdre dans le nouveau système et avoir du mal à utiliser le logiciel. Au lieu de gagner en productivité, les employés peuvent au contraire perdre un temps considérable à essayer de naviguer dans un labyrinthe de menus et d’options redondants.
Un ERP ou CRM mal conçu et surchargé peut même devenir un frein pour les opérations quotidiennes, forçant les équipes à contourner le système ou à revenir à d’anciennes méthodes de travail moins efficaces.
💡Prenons l’exemple d’une entreprise de fabrication de pièces d’aviation qui décide de remplacer son ancien système de gestion par un nouvel ERP plus performant et adapté aux nouveaux besoins de l’entreprise. Celle-ci a fait appel à des développeurs qui se sont concentrés sur les capacités techniques du logiciel (IA, automatisation) plutôt que sur les réels besoins des utilisateurs finaux.
Suite à plusieurs réunions il y a eu peu d’efforts de la part des contributeurs pour comprendre l’importance des différents flux de travail comme la production, les achats ou la comptabilité. A la fin du développement du logiciel (18 mois après), les employeurs ont été submergés d’informations et ont trouvé l’interface complexe et plusieurs fonctionnalités inutiles.
Face à ces difficultés de nombreux employés ont contourné le système et ont décidé de ne pas utiliser le logiciel ; en conséquence, la productivité de l’entreprise a chuté de 20%. Le PDG a affirmé que l’entreprise s’était davantage concentrée sur la technologie plutôt que sur les besoins concrets des utilisateurs.
✅ Il est donc primordial dans le cadre d’un développement de logiciel de gestion d’entreprise de se concentrer sur l’usage de l’outil précis et d’offrir une expérience utilisateur intuitive. Une collaboration étroite avec les futurs utilisateurs tout au long du développement est la clé pour éviter ce piège récurrent.
ERREUR DE SÉLECTION DE PRESTATAIRE
Choisir un partenaire inadapté
❌ Sélectionner un partenaire adapté est essentiel pour l’implémentation d’un ERP ou CRM. Le choix peut parfois être complexe et plusieurs critères doivent être analysés avant de choisir votre agence de développement web. Le développement d’un progiciel est un processus complexe qui peut nécessiter une expertise pointue.
Collaborer avec une agence ou un particulier est un des critères à prendre en compte en amont. En effet un consultant n’ayant pas de réelles connaissances dans votre secteur d’activité peut entraîner des problèmes au niveau des fonctionnalités technique et des processus métier. Il y a aussi un risque de développer un logiciel sur-mesure mal conçu, une architecture technique inadaptée ou des formations utilisateurs inexistantes ou insuffisantes.
Les conséquences d’un mauvais choix de partenaire sont nombreuses ; un déploiement inadapté du nouvel outil de gestion, des coûts supplémentaires imprévus et une solution finale qui ne répond pas aux besoins opérationnels.
✅ Pour éviter ces erreurs et choisir la bonne agence de développement web il est important de vérifier la méthode de travail de l’agence, son mode de fonctionnement, les compétences de son équipe projet mais également sa capacité à comprendre vos enjeux fonctionnels ainsi que votre écosystème existant. La réussite de votre projet de développement ERP / CRM repose en grande partie sur un accompagnement fiable et expérimenté.